Das Problem:
Kleinunternehmer,
Handwerksbetriebe, Freiberufler, Selbstständige, Firmengründer und so
weiter
haben oft nicht genug Aufgaben, eine Vollzeit-Sekretärin zu
beschäftigen. Eine
Teilzeitkraft wollen sie aber auch nicht, da es für sie aufgrund der
heutigen
Arbeitnehmerrechte zu verpflichtend ist oder um die nicht unerheblichen
Lohnnebenkosten zu sparen. Das bedeutet aber, dass solch ein
Unternehmer häufig
seinen wohlverdienten Feierabend opfern muss, um lästigen „Schreibkram“
und
„Papierkrieg“ zu erledigen.
Auf
der anderen Seite gibt es Firmen, die zwar eine Sekretärin
beschäftigen, welche
jedoch nicht alles schaffen kann. Eine weitere Teilzeitkraft wäre
wiederum
unterfordert. Oder aufgrund von Saison, Auftragslage oder
Veranstaltungen fallen
nur zeitweilig zusätzliche Arbeiten an.
Die
Lösung:
Ein
externer Büroservice kann hier wunderbar eingesetzt werden. Ohne
Verpflichtungen hinsichtlich Urlaub, Lohnfortzahlung oder
Weihnachtsgeld wird
er nur da eingesetzt oder angefordert, wo und wann er gerade gebraucht
wird.
Die Bezahlung erfolgt leistungsgerecht.
Der
Büroservice entlastet den Unternehmer und Freiberufler nicht nur von
unproduktiven Aufgaben, sondern kann auch zur Umsatzsteigerung
eingesetzt
werden, z.B. durch die Übernahme von Kundenakquise,
Terminvereinbarungen,
Auftragsannahme usw.
Der
Markt:
Die
Entwicklung dieser Branche steht in Deutschland erst am Anfang.
Die
Voraussetzungen:
Einschlägige
Kenntnisse bezüglich Büroarbeiten und Textverarbeitungsprogramme aller
Art. Für
Schreiben nach Diktat vom Band sind 400 Anschläge pro Minute
wünschenswert.
Organisationstalent, selbstsicheres Auftreten am Telefon, Sprachgefühl,
eventuell Fremdsprachen-Kenntnisse. Zuverlässigkeit und
Verschwiegenheit
(Betriebsgeheimnisse, Patienten- und Mandanten-Daten usw.).
Die
Ausstattung:
In
den meisten Fällen haben Sie so gut wie keinen Publikumsverkehr. Daher
brauchen
Sie kein Büro anzumieten, sondern können vom häuslichen Arbeitszimmer,
notfalls
auch der provisorischen Arbeitsecke im Wohnzimmer aus arbeiten. Bei
manchen
Auftraggebern arbeiten Sie sogar in deren Büros.
Ohne
eigenen PC, Drucker, Telefon und Fax geht gar nichts. Etwas Platz für
Aktenordner muss auch vorhanden sein.
Für
eventuelle Buchführungsarbeiten brauchen Sie ein
Finanzbuchhaltungsprogramm (ca.
150 Euro). Eventuell hilft Ihnen aber auch dieses kostenlose
Buchhaltungsprogramm: www.scopevisio.com/small-business/
Das
Startkapital:
Wenn
keine Büroräume angemietet werden müssen, sowie leistungsfähige und
schnelle
Geräte (insbesondere PC und Drucker) vorhanden sind, können Sie schon
mit ein
paar Hundert Euro Werbekosten starten.
Die
Werbung:
Stellen
Sie die Vorteile für Ihre zukünftigen Kunden heraus:
- Ohne
Investitionen und hohe Fixkosten sofort startklar sein.
- Geringe
Servicekosten – hoher Servicenutzen.
- Konzentration
auf das Kerngeschäft.
- Urlaubs-
und Krankenvertretung.
- Besseres
Firmenimage.
- Optimale
Auslastung.
- Mehr
Freizeit.
Auch
sollten eventuell vorhandene spezielle Fähigkeiten wie Fremdsprachen,
Buchhaltungswissen, Abrechnungsprogrammkenntnisse, Stenographie usw.
unbedingt
herausgestellt werden.
Ein
guter Weg, die ersten Kunden zu gewinnen, ist ein Gratis-Testangebot.
Dem
können Unternehmer nur schwer widerstehen!
Ein
Werbeanschreiben könnte vielleicht auch so aussehen:
Sehr
geehrte Herren,
sicher
gibt es auch in Ihrem Betrieb ab und zu Situationen, wo Sie ganz
schnell mal
eine flotte und versierte Schreibkraft zusätzlich brauchen könnten.
Plötzlich
ist eine Stammkraft ausgefallen, eine außergewöhnliche Werbeaktion ist
fällig
oder es fällt saisonal Mehrarbeit an. Wie gut wäre es da, wenn Sie dann
nicht
etwa erst teure Hilfskräfte einstellen müssten? Mit anderen Worten: Ich
wäre
bereit, die bei Ihnen anfallende Schreibarbeit zu Ihrer Zufriedenheit
kurzfristig und äußerst preiswert auszuführen.
Dass
ich sauber arbeite, können Sie - so hoffe ich - an diesem
"Musterbrief" erkennen; dass ich darüber hinaus auch noch schnell und
gewissenhaft bin, würde ich Ihnen gern in einem Probeauftrag beweisen.
Wie
meine Preise aussehen, können Sie auf der beigefügten Liste nachlesen.
Ich
würde mich sehr freuen, wieder von Ihnen zu hören.
Und
ein Kleinanzeigentext könnte sich etwa so lesen:
Bürofee
zu mieten!
Ob
Urlaub, Krankheit oder Großauftrag,
zu
viele Routinearbeiten oder zu wenig Freizeit,
die
Bürofee entlastet Sie preiswert. Tel....
Studieren
Sie auch regelmäßig den Stellenangebotsteil Ihrer Tageszeitung, denn
dort
werden immer wieder Fachkräfte mit Ihrer Qualifikation gesucht. Eigene
Anzeigen
unter „Stellengesuche“ bringen auch Kunden.
Der Start:
Selbst
diese Anzeigenkosten lassen sich noch einsparen, wenn Sie in Frage
kommende
Kleinbetriebe, Freiberufler usw. persönlich oder telefonisch
ansprechen. Die
persönliche Vorstellung ist zwar zeitaufwändig, aber erfolgreicher.
Sobald Sie
auch nur einen Kunden gewonnen haben, holen Sie sein Einverständnis
ein, ihn
als Referenz nennen zu dürfen. Wer nämlich nachweisen kann, dass er
schon
erfolgreich für andere arbeitet, bekommt leichter Neukunden.
Achtung:
Geschäftsleute kennen weitere Geschäftsleute. Lassen Sie sich deshalb
in diesen
Kreisen weiterempfehlen und fragen Sie gezielt nach Kollegen, die
ebenfalls
Bedarf haben könnten.
Hinterlassen
Sie immer Ihre Visitenkarte, denn oft passiert es, dass man zunächst
abgewiesen
wurde, aber unverhofft entsteht später doch Bedarf. Ruhig sich auch
immer
wieder in Erinnerung bringen, indem Sie alle 2-3 Monate anrufen und
nachfragen.
Denken
Sie nicht nur an Firmen, sondern auch an die vielen Freiberufler:
Rechtsanwälte
müssen noch schnell einen diktierten Schriftsatz niedergeschrieben
haben, Ärzte
ein Gutachten oder Attest. Bei Architekten pressiert eine
Ausschreibung, bei
Werbeagenturen drängt sowieso immer die Zeit...
Erweiterungsmöglichkeiten:
Viele
kleine Unternehmen möchten nicht nur lästige Sekretariatsarbeiten
(Briefe
schreiben, Formulare ausfüllen, Telefondienst, Ablagearbeiten,
Kundenstammdatenpflege usw.) loswerden, sondern hätten auch gerne die
gesamte
Buchhaltung erledigt. Wenn das alles in einer Hand liegt – umso besser
(hierfür
benötigen Sie aber die nach dem Steuerberatungsgesetz vorgeschriebenen
Qualifikationen, z.B. eine abgeschlossene kaufmännische
Berufsausbildung.
Besitzen Sie diese allerdings, können Sie Ihre Dienste sogar
Steuerberatern
anbieten, denn für Kontierung und Verbuchung laufender
Geschäftsvorgänge sind
sich viele zu schade und überlassen diese niederen Arbeiten gerne
anderen)!
Auch
Privatleute haben Bedarf: Viele kommen mit dem Ausfüllen von amtlichen
Anträgen
nicht zurecht. Andere brauchen Hilfestellung bei Beschwerden, nach
Todesfällen
usw. Noch attraktiver wird solch ein Service für Ausländer, wenn man
deren
Sprache beherrscht.
Vor
Jahren schon setzte eine Hausfrau eine gute Idee in die Tat um. Sie
sprach bei
Geschäften in ihrer Stadt vor und versuchte, sie für ihren ganz
speziellen Plan
zu gewinnen. Die Inhaber sollten ein Schild in ihr Schaufenster
stellen, das
folgende Aufschrift trug:
Wir tippen
für Sie
alle Ihre handschriftlichen Arbeiten
(Behördenbriefe,
Eingaben, Manuskripte, etc.) mit dem PC.
Als
Gegenleistung sollten die Ladeninhaber 20 Prozent Provision auf alle
Aufträge
erhalten, die durch ihr Geschäft an die Initiatorin weitergeleitet
würden.
Einige der angesprochenen Geschäftsleute machten bei dieser Aktion mit
und
schon bald stellten sich die ersten Aufträge ein. Doch nicht nur das,
durch
diesen Sonderservice kamen noch mehr Kunden ins Geschäft, die auch von
den dort
angebotenen Waren kauften.
Groß
im Kommen sind auch Serviceangebote, die Privathaushalten ermöglichen,
wieder Ordnung
und System in ihre privaten Unterlagen zu bringen.
Büroservices
in der Nähe von Universitäten und Fachholschulen finden in Studenten
eine
dankbare Klientel, die Diplomarbeiten etc. zu schreiben haben.
Fast phänomenal mutet die Idee einer
jungen amerikanischen Stenotypistin an, die daheim nicht genügend Platz
für
ihre Schreibarbeiten hatte, aber trotzdem vom Schreibtisch aus einen
guten
selbstständigen Job versieht. Sie bot einem nahegelegenen Hotel an,
gegen
Überlassung eines Zimmers als Büroraum eine bestimmte Menge anfallender
schriftlicher Arbeiten für das Hotel zu übernehmen. Voraussetzung sei
aber
außerdem, dass sie auch für die anwesenden Hotelgäste Steno- und
Schreibarbeiten durchführen dürfe. Dies könnte man dann gleichzeitig
als
Sonderservice für Gäste offerieren. Tatsächlich wenden sich nunmehr
Verkäufer,
Geschäftsleute und Unternehmer unter den Hotelgästen an sie und nehmen
ihren
Schreibdienst gegen Bezahlung in Anspruch.
Schließlich
lässt sich noch die Tätigkeit eines Bewerbungsberaters gut mit
integrieren.
Viele Schulabgänger, aber auch viele arbeitslos gewordene Angestellte
und
Arbeiter haben erhebliche Probleme, eine überzeugende Bewerbung zu
schreiben.
Doch ohne eine solche bestehen heutzutage geringe Chancen auf eine
(Neu-)Einstellung. Durch unvollständige Unterlagen, Rechtschreibfehler,
ungeschickte Formulierungen, ja sogar unattraktive Passfotos können
Bewerber
bei der Vorauswahl durch den Personalchef aussortiert werden, wo sie
doch aufgrund
ihrer fachlichen Qualifikation eine Chance verdient hätten.
Der
Bewerbungsberater weiß nicht nur, was alles vorgelegt werden muss, er
präsentiert es darüber hinaus in einer ansprechenden Form. Bei Bedarf
bereitet
er den Bewerber in Rollenspielen auf Vorstellungsgespräche vor. Wenn
Eignungstests zu erwarten sind, gibt er selbstverständlich Tipps. Als
Honorar
können durchaus 20-30 Euro pro Stunde gefordert werden – oder eine
Pauschale
zwischen 50-100 Euro. Zusätzliche Kunden finden Sie, wenn Sie die
Inserenten
von Stellengesuchen anschreiben oder anrufen.
Der
Verdienst:
Orientieren
Sie sich an den Preisen von Büroservices, die in Ihrer Umgebung
vielleicht
schon bestehen. Die nachfolgenden Preisbeispiele setzen höher
qualifizierte
Arbeiten voraus. Bei einfachen Tätigkeiten wie Ablage etc. sollten Sie
nur
10-15 Euro/Stunde verlangen). Ihre Preisliste könnte so aussehen:
STUNDENSÄTZE:
in Ihrem
Büro (inkl.
Anfahrt bis 20 km)
25,00
Euro
in unserem Büro
20,00
Euro
Projektpreise
auf
Anfrage
PAUSCHALBESCHÄFTIGUNG:
bis 10
Stunden
250,00
Euro
bis 15 Stunden
350,00
Euro
bis 20 Stunden
450,00
Euro
BÜROSERVICE:
Online-Verwaltung
Ihres Kontos
5,00
Euro monatlich
Online-Überweisungen
oder
Erstellen von
Überweisungsträgern
0,50
Euro je Überweisung
Zahlungserinnerung/Mahnwesen
4,00
Euro je Schreiben, inkl. Porto
Angebote / Rechnungen
4,00
Euro je Schreiben, inkl. Porto
Erstellen von
Serienbriefen, ohne Ausdruck
0,40
Euro je Adresse
Erstellen von
Serienbriefen, mit Ausdruck
1,20
Euro je Adresse
Erstellen einer
Adressdatei
0,25
Euro je Adresse
POSTSERVICE:
Weiterleitung
Ihrer
Post an uns
90,00 Euro
monatlich
(inkl.
Bearbeitung, 1 Stunde täglich)
Nutzung unserer
Postadresse
120,00
Euro monatlich
(inkl.
Bearbeitung, 1 Stunde täglich)
Tägliche Abholung
Ihrer Post
95,00
Euro monatlich zzgl. Fahrtkosten
(inkl.
Bearbeitung, 1 Stunde täglich)
Sonstige Preise auf
Anfrage
TELEFONSERVICE:
Rufumleitung
Ihrer
Anrufe an uns
200,00
Euro monatlich
Die
Konkurrenz:
Es gibt zwar zahlreiche kleine Büro-Services (und
ein paar große, die bundesweit arbeiten, siehe Internet), aber sie
stehen in
keinem Verhältnis zu dem, was der Markt wirklich hergibt. Zielstrebige
Neugründer finden noch ausreichend Kundschaft.
Gesetzliche
Bestimmungen:
Um eine selbstständige Tätigkeit dieser Art
auszuüben, ist eine Anmeldung auf Ihrem örtlichen Gewerbe- oder
Ordnungsamt
notwendig. Die Kosten betragen je nach Kommune zwischen 30 und 100 Euro.
Was
noch?
Es ist für Ihre Auftraggeber äußerst wichtig,
dass Sie jederzeit kontaktiert werden können. Geben Sie deshalb Ihre
Handynummer bekannt. Zumindest aber sollte ein Anrufbeantworter
vorhanden sein.
Schreibbüro und Buchführung gibt es auch als
Franchise:
Datac AG (Buchführung)
Neue Rieser Str.
2, 94034 Passau, Internet: www.datac.de
