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Idealer Heimverdienst: Büroservice

Das Problem:
Kleinunternehmer, Handwerksbetriebe, Freiberufler, Selbstständige, Firmengründer und so weiter haben oft nicht genug Aufgaben, eine Vollzeit-Sekretärin zu beschäftigen. Eine Teilzeitkraft wollen sie aber auch nicht, da es für sie aufgrund der heutigen Arbeitnehmerrechte zu verpflichtend ist oder um die nicht unerheblichen Lohnnebenkosten zu sparen. Das bedeutet aber, dass solch ein Unternehmer häufig seinen wohlverdienten Feierabend opfern muss, um lästigen „Schreibkram“ und „Papierkrieg“ zu erledigen.
Auf der anderen Seite gibt es Firmen, die zwar eine Sekretärin beschäftigen, welche jedoch nicht alles schaffen kann. Eine weitere Teilzeitkraft wäre wiederum unterfordert. Oder aufgrund von Saison, Auftragslage oder Veranstaltungen fallen nur zeitweilig zusätzliche Arbeiten an.

Die Lösung:
Ein externer Büroservice kann hier wunderbar eingesetzt werden. Ohne Verpflichtungen hinsichtlich Urlaub, Lohnfortzahlung oder Weihnachtsgeld wird er nur da eingesetzt oder angefordert, wo und wann er gerade gebraucht wird. Die Bezahlung erfolgt leistungsgerecht.
Der Büroservice entlastet den Unternehmer und Freiberufler nicht nur von unproduktiven Aufgaben, sondern kann auch zur Umsatzsteigerung eingesetzt werden, z.B. durch die Übernahme von Kundenakquise, Terminvereinbarungen, Auftragsannahme usw.

Der Markt:
Die Entwicklung dieser Branche steht in Deutschland erst am Anfang.

Die Voraussetzungen:
Einschlägige Kenntnisse bezüglich Büroarbeiten und Textverarbeitungsprogramme aller Art. Für Schreiben nach Diktat vom Band sind 400 Anschläge pro Minute wünschenswert. Organisationstalent, selbstsicheres Auftreten am Telefon, Sprachgefühl, eventuell Fremdsprachen-Kenntnisse. Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit (Betriebsgeheimnisse, Patienten- und Mandanten-Daten usw.).

Die Ausstattung:
In den meisten Fällen haben Sie so gut wie keinen Publikumsverkehr. Daher brauchen Sie kein Büro anzumieten, sondern können vom häuslichen Arbeitszimmer, notfalls auch der provisorischen Arbeitsecke im Wohnzimmer aus arbeiten. Bei manchen Auftraggebern arbeiten Sie sogar in deren Büros.
Ohne eigenen PC, Drucker, Telefon und Fax geht gar nichts. Etwas Platz für Aktenordner muss auch vorhanden sein.
Für eventuelle Buchführungsarbeiten brauchen Sie ein Finanzbuchhaltungsprogramm (ca. 150 Euro). Eventuell hilft Ihnen aber auch dieses kostenlose Buchhaltungsprogramm:
www.scopevisio.com/small-business/

Das Startkapital:
Wenn keine Büroräume angemietet werden müssen, sowie leistungsfähige und schnelle Geräte (insbesondere PC und Drucker) vorhanden sind, können Sie schon mit ein paar Hundert Euro Werbekosten starten.

Die Werbung:
Stellen Sie die Vorteile für Ihre zukünftigen Kunden heraus:

  • Ohne Investitionen und hohe Fixkosten sofort startklar sein.
  • Geringe Servicekosten – hoher Servicenutzen.
  • Konzentration auf das Kerngeschäft.
  • Urlaubs- und Krankenvertretung.
  • Besseres Firmenimage.
  • Optimale Auslastung.
  • Mehr Freizeit.

Auch sollten eventuell vorhandene spezielle Fähigkeiten wie Fremdsprachen, Buchhaltungswissen, Abrechnungsprogrammkenntnisse, Stenographie usw. unbedingt herausgestellt werden.
Ein guter Weg, die ersten Kunden zu gewinnen, ist ein Gratis-Testangebot. Dem können Unternehmer nur schwer widerstehen!
Ein Werbeanschreiben könnte vielleicht auch so aussehen:

Sehr geehrte Herren,
sicher gibt es auch in Ihrem Betrieb ab und zu Situationen, wo Sie ganz schnell mal eine flotte und versierte Schreibkraft zusätzlich brauchen könnten. Plötzlich ist eine Stammkraft ausgefallen, eine außergewöhnliche Werbeaktion ist fällig oder es fällt saisonal Mehrarbeit an. Wie gut wäre es da, wenn Sie dann nicht etwa erst teure Hilfskräfte einstellen müssten? Mit anderen Worten: Ich wäre bereit, die bei Ihnen anfallende Schreibarbeit zu Ihrer Zufriedenheit kurzfristig und äußerst preiswert auszuführen.

Dass ich sauber arbeite, können Sie - so hoffe ich - an diesem "Musterbrief" erkennen; dass ich darüber hinaus auch noch schnell und gewissenhaft bin, würde ich Ihnen gern in einem Probeauftrag beweisen. Wie meine Preise aussehen, können Sie auf der beigefügten Liste nachlesen.
Ich würde mich sehr freuen, wieder von Ihnen zu hören.

Und ein Kleinanzeigentext könnte sich etwa so lesen:
   Bürofee zu mieten!
   Ob Urlaub, Krankheit oder Großauftrag,
   zu viele Routinearbeiten oder zu wenig Freizeit,
   die Bürofee entlastet Sie preiswert. Tel....

Studieren Sie auch regelmäßig den Stellenangebotsteil Ihrer Tageszeitung, denn dort werden immer wieder Fachkräfte mit Ihrer Qualifikation gesucht. Eigene Anzeigen unter „Stellengesuche“ bringen auch Kunden.

Der Start:
Selbst diese Anzeigenkosten lassen sich noch einsparen, wenn Sie in Frage kommende Kleinbetriebe, Freiberufler usw. persönlich oder telefonisch ansprechen. Die persönliche Vorstellung ist zwar zeitaufwändig, aber erfolgreicher. Sobald Sie auch nur einen Kunden gewonnen haben, holen Sie sein Einverständnis ein, ihn als Referenz nennen zu dürfen. Wer nämlich nachweisen kann, dass er schon erfolgreich für andere arbeitet, bekommt leichter Neukunden.
Achtung: Geschäftsleute kennen weitere Geschäftsleute. Lassen Sie sich deshalb in diesen Kreisen weiterempfehlen und fragen Sie gezielt nach Kollegen, die ebenfalls Bedarf haben könnten.
Hinterlassen Sie immer Ihre Visitenkarte, denn oft passiert es, dass man zunächst abgewiesen wurde, aber unverhofft entsteht später doch Bedarf. Ruhig sich auch immer wieder in Erinnerung bringen, indem Sie alle 2-3 Monate anrufen und nachfragen.
Denken Sie nicht nur an Firmen, sondern auch an die vielen Freiberufler: Rechtsanwälte müssen noch schnell einen diktierten Schriftsatz niedergeschrieben haben, Ärzte ein Gutachten oder Attest. Bei Architekten pressiert eine Ausschreibung, bei Werbeagenturen drängt sowieso immer die Zeit...

Erweiterungsmöglichkeiten:
Viele kleine Unternehmen möchten nicht nur lästige Sekretariatsarbeiten (Briefe schreiben, Formulare ausfüllen, Telefondienst, Ablagearbeiten, Kundenstammdatenpflege usw.) loswerden, sondern hätten auch gerne die gesamte Buchhaltung erledigt. Wenn das alles in einer Hand liegt – umso besser (hierfür benötigen Sie aber die nach dem Steuerberatungsgesetz vorgeschriebenen Qualifikationen, z.B. eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung. Besitzen Sie diese allerdings, können Sie Ihre Dienste sogar Steuerberatern anbieten, denn für Kontierung und Verbuchung laufender Geschäftsvorgänge sind sich viele zu schade und überlassen diese niederen Arbeiten gerne anderen)!
Auch Privatleute haben Bedarf: Viele kommen mit dem Ausfüllen von amtlichen Anträgen nicht zurecht. Andere brauchen Hilfestellung bei Beschwerden, nach Todesfällen usw. Noch attraktiver wird solch ein Service für Ausländer, wenn man deren Sprache beherrscht.
Vor Jahren schon setzte eine Hausfrau eine gute Idee in die Tat um. Sie sprach bei Geschäften in ihrer Stadt vor und versuchte, sie für ihren ganz speziellen Plan zu gewinnen. Die Inhaber sollten ein Schild in ihr Schaufenster stellen, das folgende Aufschrift trug:

Wir tippen für Sie alle Ihre handschriftlichen Arbeiten
(Behördenbriefe, Eingaben, Manuskripte, etc.) mit dem PC.

Als Gegenleistung sollten die Ladeninhaber 20 Prozent Provision auf alle Aufträge erhalten, die durch ihr Geschäft an die Initiatorin weitergeleitet würden. Einige der angesprochenen Geschäftsleute machten bei dieser Aktion mit und schon bald stellten sich die ersten Aufträge ein. Doch nicht nur das, durch diesen Sonderservice kamen noch mehr Kunden ins Geschäft, die auch von den dort angebotenen Waren kauften.
Groß im Kommen sind auch Serviceangebote, die Privathaushalten ermöglichen, wieder Ordnung und System in ihre privaten Unterlagen zu bringen.
Büroservices in der Nähe von Universitäten und Fachholschulen finden in Studenten eine dankbare Klientel, die Diplomarbeiten etc. zu schreiben haben.
Fast phänomenal mutet die Idee einer jungen amerikanischen Stenotypistin an, die daheim nicht genügend Platz für ihre Schreibarbeiten hatte, aber trotzdem vom Schreibtisch aus einen guten selbstständigen Job versieht. Sie bot einem nahegelegenen Hotel an, gegen Überlassung eines Zimmers als Büroraum eine bestimmte Menge anfallender schriftlicher Arbeiten für das Hotel zu übernehmen. Voraussetzung sei aber außerdem, dass sie auch für die anwesenden Hotelgäste Steno- und Schreibarbeiten durchführen dürfe. Dies könnte man dann gleichzeitig als Sonderservice für Gäste offerieren. Tatsächlich wenden sich nunmehr Verkäufer, Geschäftsleute und Unternehmer unter den Hotelgästen an sie und nehmen ihren Schreibdienst gegen Bezahlung in Anspruch.
Schließlich lässt sich noch die Tätigkeit eines Bewerbungsberaters gut mit integrieren. Viele Schulabgänger, aber auch viele arbeitslos gewordene Angestellte und Arbeiter haben erhebliche Probleme, eine überzeugende Bewerbung zu schreiben. Doch ohne eine solche bestehen heutzutage geringe Chancen auf eine (Neu-)Einstellung. Durch unvollständige Unterlagen, Rechtschreibfehler, ungeschickte Formulierungen, ja sogar unattraktive Passfotos können Bewerber bei der Vorauswahl durch den Personalchef aussortiert werden, wo sie doch aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation eine Chance verdient hätten.
Der Bewerbungsberater weiß nicht nur, was alles vorgelegt werden muss, er präsentiert es darüber hinaus in einer ansprechenden Form. Bei Bedarf bereitet er den Bewerber in Rollenspielen auf Vorstellungsgespräche vor. Wenn Eignungstests zu erwarten sind, gibt er selbstverständlich Tipps. Als Honorar können durchaus 20-30 Euro pro Stunde gefordert werden – oder eine Pauschale zwischen 50-100 Euro. Zusätzliche Kunden finden Sie, wenn Sie die Inserenten von Stellengesuchen anschreiben oder anrufen.

Der Verdienst:
Orientieren Sie sich an den Preisen von Büroservices, die in Ihrer Umgebung vielleicht schon bestehen. Die nachfolgenden Preisbeispiele setzen höher qualifizierte Arbeiten voraus. Bei einfachen Tätigkeiten wie Ablage etc. sollten Sie nur 10-15 Euro/Stunde verlangen). Ihre Preisliste könnte so aussehen:

STUNDENSÄTZE:
in Ihrem Büro (inkl. Anfahrt bis 20 km)                      25,00 Euro
in unserem Büro                                                      20,00 Euro
Projektpreise                                                           auf Anfrage

PAUSCHALBESCHÄFTIGUNG:
bis 10 Stunden                                                        250,00 Euro
bis 15 Stunden                                                        350,00 Euro
bis 20 Stunden                                                        450,00 Euro

BÜROSERVICE:
Online-Verwaltung Ihres Kontos                                    5,00 Euro monatlich
Online-Überweisungen oder
Erstellen von Überweisungsträgern                               0,50 Euro je Überweisung
Zahlungserinnerung/Mahnwesen                                   4,00 Euro je Schreiben, inkl. Porto
Angebote / Rechnungen                                              4,00 Euro je Schreiben, inkl. Porto
Erstellen von Serienbriefen, ohne Ausdruck                   0,40 Euro je Adresse
Erstellen von Serienbriefen, mit Ausdruck                     1,20 Euro je Adresse
Erstellen einer Adressdatei                                          0,25 Euro je Adresse

POSTSERVICE:
Weiterleitung Ihrer Post an uns                                   90,00 Euro monatlich
   (inkl. Bearbeitung, 1 Stunde täglich)
Nutzung unserer Postadresse                                   120,00 Euro monatlich
   (inkl. Bearbeitung, 1 Stunde täglich)
Tägliche Abholung Ihrer Post                                   95,00 Euro monatlich zzgl. Fahrtkosten
   (inkl. Bearbeitung, 1 Stunde täglich)
Sonstige Preise auf Anfrage

TELEFONSERVICE:
Rufumleitung Ihrer Anrufe an uns                              200,00 Euro monatlich

Die Konkurrenz:
Es gibt zwar zahlreiche kleine Büro-Services (und ein paar große, die bundesweit arbeiten, siehe Internet), aber sie stehen in keinem Verhältnis zu dem, was der Markt wirklich hergibt. Zielstrebige Neugründer finden noch ausreichend Kundschaft.

Gesetzliche Bestimmungen:
Um eine selbstständige Tätigkeit dieser Art auszuüben, ist eine Anmeldung auf Ihrem örtlichen Gewerbe- oder Ordnungsamt notwendig. Die Kosten betragen je nach Kommune zwischen 30 und 100 Euro.

Was noch?
Es ist für Ihre Auftraggeber äußerst wichtig, dass Sie jederzeit kontaktiert werden können. Geben Sie deshalb Ihre Handynummer bekannt. Zumindest aber sollte ein Anrufbeantworter vorhanden sein.
Schreibbüro und Buchführung gibt es auch als Franchise:
Datac AG (Buchführung)
Neue Rieser Str. 2, 94034 Passau, Internet: www.datac.de

© Copyright: Roland Benn
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